ข้อมูลสำคัญที่จำเป็นสำหรับการตั้งค่าการเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย (Expenses Reimbursements) ใน Totem

สำหรับการตั้งค่าระบบบริหารจัดการค่าใช้จ่าย เราขอแนะนำให้ตรวจสอบนโยบายการเบิกจ่ายของบริษัท ซึ่งครอบคลุมรายละเอียดดังต่อไปนี้:

1. จำนวนรายการที่คาดการณ์ต่อเดือน — ข้อมูลนี้สำคัญเพื่อให้ทราบถึงขนาดการใช้งานของระบบ

2. รายการหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่พนักงานสามารถเบิกได้ (รวมถึงรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป หรือ GL Code เพื่อใช้ในการโอนข้อมูลไปยังระบบบัญชี)

   • 2.1 โดยทั่วไป เราไม่แนะนำให้มีหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเกิน 10 รายการ

3. พนักงานทุกคนสามารถเบิกเงินคืนได้หรือไม่ หรือจำกัดเฉพาะบางแผนก?

4. จำนวนเงินขั้นต่ำที่ต้องแนบใบเสร็จและต้องได้รับการอนุมัติคือเท่าใด?

   • 4.1 ในกรณีส่วนใหญ่ ทุกยอดการเบิกจ่ายจำเป็นต้องมีการอนุมัติและแนบใบเสร็จ แต่ในบางกรณี (โดยเฉพาะพนักงานระดับบริหาร) บางท่านอาจมีวงเงินพิเศษหรือเงื่อนไขการอนุมัติเฉพาะตัว

5. ใครเป็นผู้อนุมัติค่าใช้จ่าย (การอนุมัติเบื้องต้น)?

   • 5.1 ปกติจะดำเนินการโดยผู้จัดการสายตรง (Direct Manager) แต่ในบางกรณี ฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายบุคคลอาจเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติเบื้องต้น

   • 5.2 สามารถกำหนดผู้อนุมัติได้หลายคน แต่สิ่งสำคัญคือต้องเป็นกระบวนการแบบลำดับขั้น (Linear) ซึ่งผู้อนุมัติคนที่สองจะได้รับคำขอต่อเมื่อคนที่หนึ่งอนุมัติแล้วเท่านั้น

   • 5.3 โปรดทราบว่า นอกจากการอนุมัติเบื้องต้นแล้ว ยังมีกระบวนการตรวจสอบขั้นสุดท้ายแยกต่างหากโดยผู้จัดการฝ่ายเงินเดือนหรือสมุห์บัญชี

   • 5.4 เพื่อความสะดวก ควรจัดเตรียมรายชื่อบุคคลเหล่านี้ก่อนเริ่มดำเนินการตั้งค่า

6. ใครเป็นผู้ตรวจสอบและอนุมัติขั้นสุดท้ายก่อนที่จะส่งเบิกเงิน?

   • 6.1 ควรระบุตัวพนักงานบัญชีที่จะเป็นผู้จัดการรายการเบิกจ่าย เพื่อให้สามารถตั้งค่าสิทธิ์การใช้งานใน Totem ได้ถูกต้อง

7. รอบการเบิกจ่ายเป็นอย่างไร? มีช่วงเวลาการส่งคำขอหรือการจ่ายเงินที่แน่นอนหรือไม่ (เช่น มีวันที่เริ่มต้น/สิ้นสุดที่กำหนดไว้ในแต่ละเดือน) หรือเป็นการดำเนินการแบบ Ad hoc (สามารถเบิกจ่ายเมื่อใดก็ได้)?

8. พนักงานสามารถขอเงินทดรองจ่าย (Advances) ได้หรือไม่ และใครเป็นผู้อนุมัติ?

9. การเบิกจ่ายจะดำเนินการผ่านระบบเงินเดือน (Payroll) เท่านั้น หรือหากเป็นการจ่ายแบบ Ad hoc จำเป็นต้องระบุรายละเอียดของสมุดรายวัน (JV) หรือไม่?

10. ควรทำความเข้าใจว่า แม้ว่าอาจมีการเบิกค่าใช้จ่ายหลายหมวดหมู่ แต่ในสลิปเงินเดือนจะแสดงยอดรวมเพียงรายการเดียวคือ “Reimbursement” (เงินเบิกคืน) และรายการย่อยทั้งหมดจะถูกสะสมรวมอยู่ในรายการนี้