วิธีการจัดการวันลาทดแทนของพนักงานในระบบ Totem (How to handle Time off in Lieu Leave in Totem)

กลุ่มลูกค้าของเราในประเทศไทย มีความต้องการบริหาจัดการวันลาทดแทนจากการทำงานในวันหยุดราชการของพนักงานสำหรับโปรแกรม Totem เวอร์ชั่นปัจจุบันของเรานั้น สามารถรองรับการจัดการวันลาในรูปแบบนี้ได้:
คุณสามารถเลือกที่จะจัดการวันลาทดแทน โดยการเพิ่มให้เป็นของประเภทการลาที่มีอยู่แล้ว อย่างเช่นวันลาหยุดประจำปี หรือคุณจะสร้างประเภทการลาสำหรับรูปแบบวันลาทดแทนโดยเฉพาะก็ได้ ในตัวอย่างด้านล่างนี้ เราสร้างประเภทการลาขึ้นมาใหม่ที่เรียกว่า วันลาชดเชย ซึ่งเราจะเพิ่มวันลาให้การลาประเภทนี้

1. ขั้นตอนแรกไปที่เมนู ตั้งค่า | ประเภทการลา และสร้างประเภทการลาขึ้นมาใหม่โดยให้ชื่อว่า วันลาชดเชย ระบุชื่อย่อสำหรับการลาประเภทนี้ อย่างเช่น COMP (ชื่อย่อจะแสดงบนหน้าปฏิทินและที่อื่นๆในระบบ)

2. เลือกระเบียบการลาที่พนักงานสามารถมีสิทธิใช้การลาประเภทนี้

3. แก้ไขข้อมูลในระเบียบการลา และไปยังส่วนของวันลาชดเชย
3.1) เปิดใช้งาน
3.2) นับรวมวันหยุด: ไม่ใช่
3.3) ข้อมูลจำเป็น: โดยทั่วไปแล้วไม่จำเป็นต้องระบุเหตุผลหรือแนบเอกสารประกอบ แต่ระเบียบการลาของบริษัทคุณ ข้อมูลเหล่านี้อาจจำเป็นก็ได้
3.4) ไม่มีข้อจำกัดพนักงาน
3.5) การลาช่วงทดลองงาน: ขึ้นอยู่กับระเบียบการลองของบริษัทคุณ
3.6) การต่ออายุสิทธิการลา: ไม่มี
3.7) สิทธิการลา: เริ่มที่ 0
3.8) ตรวจสอบว่าพนักงานในระเบียบการลาอื่นๆ อาจต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูลสิทธิวันลาที่คล้ายกัน

4. การตั้งค่าข้อมูลถึงขั้นตอนนี้ ข้อมูลจะแสดงบนตารางสิทธิการลาของพนักงาน สำหรับพนักงานที่มีสิทธิใช้วันลาประเภทนี้ตามเงื่อนไขของระเบียบการลา
ในส่วนนี้เราจะเพิ่มสิทธิวันลาให้พนักงานได้อย่างไร? ขั้นตอนไม่ยากและสามารถทำได้ 2 วิธี ตัวอย่างเช่น มีกลุ่มพนักงานทำงานในวันที่ 10 พ.ค. ซึ่งเป็นวันวิสาขบูชาและเป็นวันหยุดนักขัตฤกษ์ บริษัทของคุณต้องการเพิ่มวันหยุดทดแทนการมาทำงานให้กับพนักงาน คุณสามารถทำได้ตามขั้นตอนด้านล่าง:
4.1) ไปที่เมนู ตั้งค่า | การนำเข้าข้อมูล
4.2) เลือกหัวข้อ การปรับเปลี่ยนจำนวนมาก
4.3) เลือกแผนกที่ต้องการหรือทุกแผนก
4.4) เลือก ประเภทการลา วันลาชดเชย(หรือชื่ออื่นๆที่คุณสร้างไว้).
4.5) เลือกวันเริ่มต้น(ในตัวอย่างคือวันที่ 10 พ.ค.).
4.6) ส่งออกเอกสาร (Spread sheet)

4.7) เปิดไฟล์เอกสารขึ้นมา แล้วใส่จำนวนชั่วโมงทำงานที่ทำล่วงเวลาในวันหยุด (เช่น 8) ในช่องตารางถัดจากข้อมูลพนักงาน หากคุณต้องการเพิ่มจำนวนชั่วโมงวันหยุดเป็นเท่าตัว อย่างเช่นเพิ่มเป็น 2 เท่า คุณสามารถระบุในช่องตารางเป็น 16 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขการลาของบริษัท

4.8) บันทึกไฟล์เอกสาร
4.9) ถัดมา เป็นส่วนนำเอกสารเข้าสู่ระบบ
4.10) แสดงเหตุผลสำหรับการนำข้อมูลเข้าระบบ โดยการเลือกหัวข้อวัตถุประสงค์เป็น: ทำงานวันหยุดราชการ
4.11) ระบุประเภทของข้อมูลที่จะนำเข้าสู่ระบบ โดยการเลือกสิทธิวันลาหรือประวัติการลา สำหรับตัวอย่างนี้จะเลือกเป็น: ประวัติวันลา
4.12) กำหนดว่ารายละเอียดถูกส่งต่อไปยังหัวหน้าของพนักงานเพื่อทำการอนุมัติหรือไม่ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถกำหนดได้ว่าไม่จำเป็นต้องผ่านการอนุมัติก็ได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระเบียบการลาของบริษัท
4.13) ใส่เหตุผล: นำเข้าข้อมูล ทำงานวันหยุดวิสาขบูชา หรืออย่างอื่นที่ช่วยในการเตือนในอนาคต เกี่ยวกับเหตุผลในการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ

ข้อมูลได้เข้าสู่ระบบเรียบร้อย
1. หัวหน้าของพนักงานจะได้รับการแจ้งเตือน และสามารถทำการอนุมัติหรือไม่อนุมัติการเพิ่มสิทธิวันลานี้ได้


2. หลังจากทำการอนุมัติแล้ว ข้อมูลจะไปแสดงบนข้อมูลของพนักงานคนนั้นๆ
3. การเปลี่ยนแปลงนี้จะแสดงในรายงานต่างๆที่เกี่ยวข้องบนระบบ Totem
หมายเหตุ: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเปลี่ยนแปลงสิทธิวันลาของพนักงานได้โดยตรงตามคำอธิบายด้านล่าง:
3.1) ไปที่เมนูพนักงานจากเมนูหลัก
3.2) เลือกพนักงานที่ต้องการทำการเปลี่ยนแปลงสิทธิวันลา
3.3) ทำการแก้ไขได้โดยกดที่สัฐลักษณ์ แก้ไข ทางด้านล่างหัวข้อ วันลงคงเหลือ

3.4) การแก้ไขจำนวนสิทธิวันลา ควรแน่ใจว่าระบุเหตุผลไว้ชัดเจน(มีประโยชน์ใน 6 เดือนข้างหน้า) และทำการยืนยันการเปลี่ยนแปลง
3.5) แก้ไขสิทธิวันลาเสร็จเรียบร้อย!