งานเพิ่มเติมที่ไม่ได้วางแผนกำลังทำลายรายได้ของธุรกิจคุณอย่างไร

ทีมงานของคุณส่งมอบงานออกแบบที่ยอดเยี่ยม โครงการดูเหมือนเดินหน้าได้ตามแผน และลูกค้าก็พึงพอใจ แต่เหตุใดผลกำไรจึงค่อยๆ หายไป เกิดอะไรขึ้น?

ในบริษัทสถาปัตยกรรม ออกแบบ และก่อสร้างหลายแห่ง มีปัญหาที่ซ่อนอยู่กำลังกัดกินรายได้: งานเพิ่มเติมที่ไม่ได้วางแผนไว้

เราจะเปิดเผยต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของงานเพิ่มเติมที่ไม่มีการควบคุม และให้แนวทางแก้ไขที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อรักษาและเพิ่มผลกำไรของสำนักงาน

งานพิเศษแอบแฝงเกิดขึ้นเมื่อมีงานเล็กๆ น้อยๆ หรือการแก้ไขแทรกเข้ามาในโครงการโดยไม่มีการตกลงชัดเจนว่าจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม “ความช่วยเหลือนิดหน่อย” เหล่านี้สะสมขึ้นเรื่อยๆ และมักจะไม่มีใครติดตามหรือเรียกเก็บเงิน

สำนักงานสถาปัتยกรรม ออกแบบ และก่อสร้างส่วนใหญ่มีโครงสร้างราคาที่ชัดเจน: แบ่งเป็นระยะต่างๆ เรียกเก็บตามชั่วโมงสำหรับงานเพิ่ม หรือคิดตามต้นทุนจริงบวกค่าแรงและวัสดุ แต่งานพิเศษแอบแฝงก็ยังเกิดขึ้นอยู่เรื่อยๆ

แม้จะทำงานแบบราคาตายตัว การติดตามเวลาทำงานให้แม่นยำก็ยังจำเป็น เพราะถ้าไม่มี การแก้ไขงานออกแบบ การเปลี่ยนแปลงตามใจลูกค้า และงานที่เลื่อนออกไป สามารถกัดกินกำไรได้—โดยเฉพาะโครงการใหญ่ๆ ที่ใช้เวลานาน งานพิเศษที่ไม่ได้คิดค่าบริการเหล่านี้ไม่เพียงส่งผลต่อกำไรในปัจจุบัน แต่ยังดึงคนและทรัพยากรไป ทำให้รับงานใหม่ได้ยาก และทำให้ทีมงานต้องทำงานหนักเกินไป

การสูญเสียรายได้โดยตรง

• บริษัทที่ไม่ติดตามเวลาอย่างต่อเนื่องอาจสูญเสียรายได้ได้ถึง 25%
• ประมาณ 17% ของชั่วโมงที่เรียกเก็บได้อาจไม่ถูกคิดในใบแจ้งหนี้ลูกค้า ซึ่งเท่ากับเฉลี่ย 5.6 ชั่วโมงทำงานที่ไม่ได้เรียกเก็บจาก 8 ชั่วโมงต่อวัน

เงินหาย-ใช้เกินในโครงการราคาตายตัว

• เวลาทำงานที่คาดเดาไม่ได้ทำให้ใช้เงินเกินงบประมาณแน่นอน
• ไม่มีข้อมูลเวลาทำงานที่ละเอียด ทำให้ไม่รู้ว่าโครงการไหนทำกำไรได้จริง
• ประมาณการเวลาและค่าใช้จ่ายผิดพลาด ทำให้เสนอราคาผิด—ไม่ต่ำเกินไปก็สูงเกินไป จนแข่งขันไม่ได้หรือได้กำไรน้อย

ระบบการทำงานที่ไม่ลื่นไหล

• ไม่มีข้อมูลทันที ทำให้รู้ตัวว่าโครงการเกินงบตอนเช็คบัญชีปลายเดือน ส่งผลให้เรียกเก็บเงินช้า และลูกค้าไม่พอใจ
• การติดตามเวลาแบบเก่าๆ เช่น Excel หรือเขียนกระดาษ มักลืมบันทึกงานเล็กๆ การแก้แบบ หรือการไปดูงานหน้างาน ระบบแบบนี้ทำให้เงินหายไปโดยไม่รู้ตัว

ข้อมูลไม่เที่ยงตรง

การทำด้วยมือผิดพลาดง่าย และช้า ทำให้ติดตามงานเพิ่มเติมที่ไม่เป็นทางการไม่ได้

เครื่องมือไม่เชื่อมกัน

ใช้หลายโปรแกรมที่ไม่คุยกัน ทำให้ทำงานไม่คล่อง และไม่รู้ข้อมูลทันเวลา ไม่รู้ว่างานไหนเรียกเก็บเงินได้

ความคิดผิดที่ว่า “พออยู่แล้ว”

การทำงานแบบเก่าๆ และใช้โปรแกรมที่ไม่เชื่อมกันทำให้ติดตามงานไม่ได้ คาดการณ์ไม่แม่น และจัดการเวลาไม่เป็น ซึ่งท้ายที่สุดแล้วก็ได้กำไรน้อยลง ตามที่ PlanMan และ Unanet กล่าวไว้ สำนักงานที่ยึดติดกับเครื่องมือเก่าๆ จะทำงานไม่ทันคู่แข่งและไม่ตอบโจทย์ลูกค้า การใช้ระบบใหม่ที่เชื่อมต่อกันจะทำให้ทำงานคล่องขึ้น ทีมร่วมมือกันได้ดีขึ้น และรู้สถานะโครงการแบบทันที

การติดตามโครงการและเวลาไม่ใช่เพียงแค่เครื่องมือคิดค่าบริการรายชั่วโมง แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรู้ว่างานไหนทำกำไรได้ แม้จะเป็นโครงการราคาตายตัว

เราได้อะไรจากการติดตามที่แม่นยำ

• เปรียบเทียบเวลาจริงกับที่ประมาณการไว้ เพื่อเสนอราคาโครงการหน้าให้แม่นยำขึ้น
• รู้ว่าลูกค้าหรือประเภทงานไหนไม่คุ้ม
• จับงานพิเศษได้ และมีเหตุผลเรียกเก็บเงินเพิ่ม
• ใช้ข้อมูลเก่าช่วยประมาณการใหม่ให้แม่นขึ้น
• แจกงานให้คนในทีมอย่างสมดุล ไม่ให้ใครเหนื่อยเกินไปหรือว่างเกินไป
• อธิบายให้ลูกค้าเห็นว่าเราทำงานหนักแค่ไหน สร้างความเชื่อใจ

ตัวเลขสำคัญที่ต้องดูเพื่อจัดการงานพิเศษ

• ผลกำไรต่อโครงการ: เข้าใจกำไรสุทธิในแต่ละงานเพื่อประเมินประสิทธิภาพทางการเงิน
• ความเร็วใช้เงินค่าจ้าง: ในโครงการราคาตายตัว ดูว่าเราใช้เงินเร็วเกินแผนหรือเปล่า
• การแก้ไขเปลี่ยนแปลง: นับว่าลูกค้าเปลี่ยนใจบ่อยแค่ไหน และมีผลต่อเวลา เงิน กำไรอย่างไร 
• การเปิดรับ Work in Progress (WIP): ดูงานที่เสร็จแล้วแต่ยังเรียกเก็บไม่ได้ เพื่อไม่ให้เงินค้าง
• แผนเทียบจริง: เปรียบเทียบชั่วโมง ต้นทุน หรือรายได้ที่วางแผนไว้เทียบกับจริงเพื่อเน้นการใช้เกินโครงการหรือช่องว่างราคา

งานเพิ่มเติมที่ไม่ได้ติดตามสามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลกำไรและลดการเติบโตสำหรับบริษัทในอุตสาหกรรมสถาปัตยกรรม ออกแบบ และก่อสร้าง บริษัทที่ยึดติดกับกระบวนการติดตามโครงการและเวลาด้วยมือจะถูกทิ้งไว้ข้างหลัง นั่นคือเหตุผลที่บริษัทที่ต้องการเจริญรุ่งเรืองในอุตสาหกรรมควรลงทุนในโซลูชันการจัดการเวลา การเรียกเก็บเงิน และโครงการขั้นสูงอย่าง Sprout Keeper

โซลูชันที่ครอบคลุมอย่าง Sprout Keeper ให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์ การติดตามเวลาที่แม่นยำ และการเรียกเก็บเงินที่คล่องตัว ด้วย Sprout Keeper บริษัทสามารถตัดสินใจได้ชาญฉลาดขึ้น ลดภาระงานด้านการบริหาร และสร้างการปฏิบัติที่มีกำไรและยั่งยืนมากขึ้น

ต้องการจัดการกับงานเพิ่มเติมที่ไม่ได้รับค่าตอบแทน?

👉 มาคุยกันเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณกับงานเพิ่มเติมและวิธีที่ Sprout Keeper สามารถช่วยให้คุณรักษาโครงการให้อยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง นัดหมายวันนี้!