การจัดการภาษีสำหรับพนักงานต่างชาติ และสิ่งที่ HR ต้องรู้เมื่อจ้างชาวต่างชาติในไทย

ถ้าองค์กรของคุณเพิ่งจ้างพนักงานต่างชาติคนแรก หรือกำลังจะขยายทีมด้วยการนำ Expat เข้ามา — นี่คือบทความที่คุณไม่ควรพลาด เพราะสิ่งที่หลายคนคิดว่า “น่าจะเหมือนกัน” กับพนักงานไทย จริงๆ แล้วมีรายละเอียดที่แตกต่างกันพอสมควร ทั้งเรื่องวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน ประกันสังคม และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดการภาษีสำหรับพนักงานต่างชาติ ที่ผิดพลาดได้ง่ายมากถ้าไม่รู้ข้อมูล

ประเทศไทยเป็นหนึ่งในฐานที่ตั้งยอดนิยมสำหรับบริษัทข้ามชาติในอาเซียน ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานภูมิภาค ศูนย์ปฏิบัติการ หรือทีม Tech ในกรุงเทพฯ การมีพนักงาน Expat ในทีมจึงไม่ใช่เรื่องแปลก แต่สิ่งที่มักมาพร้อมกับความหลากหลายนั้น คือ ความซับซ้อนของงาน HR และ Payroll ที่เพิ่มขึ้นด้วย

ปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่:

• คำนวณภาษีผิด เพราะไม่เข้าใจกฎเกณฑ์ว่าใครบ้างที่ต้องเสียภาษีในไทย
• ลืมจัดการวีซ่าหรือใบอนุญาตทำงาน ทำให้พนักงานทำงานผิดกฎหมายโดยไม่รู้ตัว
• ระบบ Payroll ไม่รองรับ การจ่ายเงินเดือนในสกุลต่างประเทศหรือการหักภาษีข้ามประเทศ
• ไม่มีบันทึกเอกสารที่ครบถ้วน สำหรับพนักงาน Expat ในระบบ HR

ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นความเสี่ยงที่ฝ่าย HR และผู้บริหารต้องเตรียมรับมือตั้งแต่วันแรกที่ตัดสินใจจ้าง

ก่อนที่พนักงานต่างชาติจะเริ่มทำงานได้อย่างถูกกฎหมายในไทย มีสิ่งที่ต้องจัดการ 2 อย่างคู่กันเสมอ:

Non-Immigrant B Visa (วีซ่าทำงาน)

พนักงานต่างชาติต้องถือวีซ่าประเภท Non-B ก่อนเข้าประเทศ หรือเปลี่ยนประเภทวีซ่าหลังเข้ามา โดยต้องใช้ Letter of Intent จากบริษัทด้วย ฝ่าย HR จึงมีบทบาทสำคัญในการจัดเตรียมเอกสารนี้ตั้งแต่ต้น

ใบอนุญาตทำงาน (Work Permit)

ใบอนุญาตทำงานต้องยื่นภายใน 90 วันหลังเข้าประเทศ และต้องระบุตำแหน่งงาน ประเภทธุรกิจ และสถานที่ทำงานให้ชัดเจน การเปลี่ยนตำแหน่งหรือย้ายออฟฟิศโดยไม่แจ้งอัปเดตใบอนุญาต ถือว่าผิดกฎหมาย

เคล็ดลับ HR: ควรมีระบบแจ้งเตือนวันหมดอายุวีซ่าและใบอนุญาตทำงาน เพราะถ้าพลาดกำหนด อาจมีบทลงโทษทั้งกับพนักงานและบริษัท การใช้ Sprout Keeper เพื่อจัดเก็บและติดตามเอกสารสำคัญเหล่านี้ช่วยให้งานนี้ง่ายขึ้นมาก

นี่คือหัวข้อที่ทำให้ HR หลายคนปวดหัว เพราะกฎภาษีของพนักงานต่างชาติมีความละเอียดอ่อนมากกว่าที่คิด

หลักเกณฑ์ “ผู้มีถิ่นพำนักทางภาษี”

กรมสรรพากรไทยกำหนดว่า หากบุคคลใดอยู่ในประเทศไทยเกิน 180 วันต่อปีภาษี จะถือเป็น “ผู้มีถิ่นพำนักทางภาษี” (Tax Resident) และต้องเสียภาษีจากรายได้ทั้งหมดที่นำเข้ามาในไทย รวมถึงรายได้จากต่างประเทศ

แต่ถ้าอยู่น้อยกว่า 180 วัน ต้องเสียภาษีเฉพาะรายได้ที่เกิดขึ้นในประเทศไทยเท่านั้น

อัตราภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในไทย

ไทยใช้ระบบภาษีแบบขั้นบันได (Progressive Tax) ดังนี้:

สำหรับพนักงานต่างชาติในระดับผู้บริหาร รายได้มักเข้าสู่ขั้นบันไดสูงๆ ดังนั้น การจัดการภาษีสำหรับพนักงานต่างชาติ ที่ถูกต้องจึงส่งผลต่อต้นทุนบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ

อนุสัญญาภาษีซ้อน (Double Tax Agreements – DTA)

ไทยมีสนธิสัญญาภาษีซ้อนกับกว่า 60 ประเทศ เช่น สหรัฐอเมริกา อังกฤษ ญี่ปุ่น จีน เกาหลี เยอรมนี ฯลฯ DTA ช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานถูกเก็บภาษีซ้ำทั้ง 2 ประเทศ แต่ต้องยื่นเอกสารอ้างสิทธิ์อย่างถูกต้อง

ฝ่าย HR ควรทำงานร่วมกับที่ปรึกษาภาษีหรือ Tax Specialist เพื่อวางแผนก่อนที่พนักงาน Expat จะเริ่มงาน

ประกันสังคมสำหรับพนักงานต่างชาติ

พนักงานต่างชาติที่ถือใบอนุญาตทำงานในไทย ต้องเข้าระบบประกันสังคม เช่นเดียวกับพนักงานไทย โดยทั้งพนักงานและนายจ้างนำส่งฝ่ายละ 5% ของค่าจ้าง (สูงสุดไม่เกิน 750 บาทต่อเดือนต่อฝ่าย) อย่างไรก็ตาม หากประเทศต้นทางมีสนธิสัญญาประกันสังคมกับไทย (เช่น เกาหลี ญี่ปุ่น) พนักงานอาจได้รับการยกเว้นได้

สวัสดิการที่บริษัทมักจัดให้ Expat เพิ่มเติม

• ค่าที่พัก (Housing Allowance)
• ค่าโรงเรียนบุตร (School Fee Allowance)
• ประกันสุขภาพพรีเมียม
• ค่าบินกลับบ้าน (Home Leave)
• Tax Equalization (บริษัทชดเชยภาษีให้พนักงาน)

สิ่งเหล่านี้ทั้งหมดต้องถูกบันทึกและประมวลผลในระบบ Payroll ของ Sprout อย่างถูกต้อง เพราะบางรายการถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี

การทำ Payroll สำหรับพนักงานต่างชาติแตกต่างจากพนักงานทั่วไปในหลายมิติ:

Split Payroll (การแบ่งจ่ายเงินเดือนข้ามประเทศ)

บางบริษัทจ่ายเงินเดือน Expat แบบแบ่งสัดส่วน เช่น 60% ในไทย (เป็นบาท) และ 40% ในประเทศบ้านเกิด (เป็นสกุลเงินต้นทาง) การคำนวณภาษีในกรณีนี้ซับซ้อนมาก และต้องทำงานร่วมกับทีมบัญชีและที่ปรึกษาภาษีอย่างใกล้ชิด

การหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)

บริษัทมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายทุกเดือน และนำส่งกรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ถ้าคำนวณผิดหรือนำส่งช้า มีค่าปรับตามกฎหมาย

เอกสาร Year-End

ปลายปี บริษัทต้องจัดทำ ภ.ง.ด.1ก สำหรับพนักงานทุกคน รวมถึงพนักงานต่างชาติด้วย และต้องออก ภ.ง.ด.50 (หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย) ให้ครบถ้วน

ระบบ Payroll ของ Sprout รองรับการคำนวณภาษีอัตโนมัติ รวมถึงการจัดทำรายงานสำหรับยื่นต่อกรมสรรพากร ช่วยลดความเสี่ยงจากการคำนวณผิดพลาดได้มาก

1. เริ่มวางแผนล่วงหน้า 3 เดือน การจัดการวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน และโครงสร้างภาษีต้องใช้เวลา อย่ารอจนพนักงานเดินทางมาถึงแล้วค่อยเริ่ม
2. สร้าง Expat Onboarding Checklist รวมทุกอย่างตั้งแต่เอกสาร วันยื่น ไปจนถึงการลงทะเบียนประกันสังคม เพื่อให้ไม่มีอะไรหลุดรอด
3. ใช้ระบบดิจิทัลจัดการเอกสาร เอกสาร Expat มีจำนวนมากและต้องอัปเดตสม่ำเสมอ Sprout Keeper ช่วยจัดเก็บ ค้นหา และแจ้งเตือนวันหมดอายุได้
4. ทำงานกับ Tax Advisor ที่เชี่ยวชาญเรื่อง Expat กฎภาษีข้ามประเทศซับซ้อน อย่าพึ่งการเดาหรือ Google เพียงอย่างเดียว
5. ให้ข้อมูลพนักงานล่วงหน้า พนักงาน Expat หลายคนไม่รู้ว่าตัวเองมีหน้าที่ยื่นภาษีในไทยด้วย การให้ข้อมูลตั้งแต่ต้นช่วยป้องกันความเข้าใจผิด

Sprout เป็นระบบ HR และ Payroll ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจในประเทศไทยโดยเฉพาะ รองรับทั้งพนักงานไทยและ Expat ในระบบเดียว ไม่ต้องสลับโปรแกรม ไม่ต้องทำ Excel ซ้ำซ้อน

สิ่งที่ Sprout ช่วยได้:

• ระบบ Payroll อัตโนมัติ — คำนวณภาษีถูกต้อง รองรับ Allowance พิเศษสำหรับ Expat จัดทำสลิปเงินเดือนและรายงานภาษีได้ทันที
• Sprout Keeper — จัดเก็บเอกสาร HR ทุกชนิด รวมถึงวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน และสัญญาจ้างของพนักงาน Expat อย่างปลอดภัย
• ระบบลา — บริหารวันหยุดพักผ่อนตามกฎหมายแรงงานไทย และรองรับนโยบาย Home Leave สำหรับ Expat
• ระบบเวลาทำงาน — ติดตาม OT และบันทึกเวลาทำงานอย่างแม่นยำ สำคัญสำหรับการคำนวณ Payroll ที่ถูกต้อง

อยากรู้ว่า Sprout ช่วยองค์กรของคุณได้แค่ไหน? นัดพูดคุยกับทีมงาน Sprout ได้เลย

พนักงานต่างชาติต้องเสียภาษีในประเทศไทยหรือเปล่า?

ใช่ ถ้าทำงานและรับรายได้ในไทย พนักงานต่างชาติต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามกฎหมายไทย อัตราภาษีจะขึ้นอยู่กับจำนวนวันที่พำนักในไทย และรายได้ทั้งหมดในปีภาษีนั้น หากอยู่เกิน 180 วัน จะถือเป็น Tax Resident

การจัดการภาษีสำหรับพนักงานต่างชาติแตกต่างจากพนักงานไทยอย่างไร?

ความแตกต่างหลักคือเรื่องอนุสัญญาภาษีซ้อน (DTA), Split Payroll, และสวัสดิการพิเศษสำหรับ Expat ที่อาจต้องนำมารวมคำนวณเป็นรายได้ด้วย นอกจากนี้ยังต้องมีการจัดการเอกสารวีซ่าและใบอนุญาตทำงานควบคู่กันไปด้วย

บริษัทต้องลงทะเบียนพนักงานต่างชาติกับประกันสังคมไหม?

ต้องครับ/ค่ะ พนักงานต่างชาติที่มีใบอนุญาตทำงานต้องเข้าระบบประกันสังคมเหมือนพนักงานไทย ยกเว้นกรณีที่ประเทศต้นทางมีสนธิสัญญาประกันสังคมกับไทย ซึ่งต้องยื่นเอกสารขอยกเว้นอย่างถูกต้อง

ใบอนุญาตทำงานต้องยื่นเมื่อไหร่?

โดยทั่วไปต้องยื่นภายใน 90 วันหลังพนักงานเข้ามาในประเทศ และต้องมีวีซ่า Non-Immigrant B ก่อน ฝ่าย HR ต้องเตรียมเอกสารบริษัทหลายรายการประกอบการยื่น

ถ้าพนักงาน Expat ทำ Split Payroll ต้องทำอย่างไร?

ต้องคำนวณภาษีจากรายได้ส่วนที่เกิดขึ้นในไทย และทำงานร่วมกับที่ปรึกษาภาษีเพื่อจัดการรายได้ส่วนต่างประเทศให้ถูกต้อง ระบบ Payroll ที่ดีอย่าง Sprout ช่วยบันทึกและแยกรายการได้อย่างชัดเจน

บริษัทสามารถทำ Tax Equalization ให้ Expat ได้ไหม?

ได้ครับ/ค่ะ หลายบริษัทข้ามชาติใช้นโยบาย Tax Equalization เพื่อให้ Expat จ่ายภาษีเท่ากับที่บ้านเกิด โดยบริษัทรับผิดชอบส่วนต่าง แต่ต้องคำนวณอย่างรอบคอบและบันทึกใน Payroll อย่างถูกต้อง เพราะเงินชดเชยส่วนนี้อาจนับเป็นรายได้ของพนักงานด้วย

มีซอฟต์แวร์อะไรช่วยจัดการ HR สำหรับพนักงานต่างชาติในไทยได้บ้าง?

Sprout เป็นระบบ HR และ Payroll ที่รองรับการจัดการพนักงานทั้งชาวไทยและต่างชาติในระบบเดียว ตั้งแต่ Payroll, เอกสาร HR, การลา, ไปจนถึงการบริหารผลการปฏิบัติงาน สนใจดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่

การจัดการภาษีสำหรับพนักงานต่างชาติ รวมถึงงาน HR และ Payroll ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่เรื่องน่ากลัว ถ้าวางระบบได้ตั้งแต่ต้น สิ่งสำคัญคือการเข้าใจกฎเกณฑ์ วางแผนล่วงหน้า และใช้เครื่องมือที่ช่วยให้งานเหล่านี้เป็นอัตโนมัติและลดความผิดพลาด

Sprout พร้อมเป็นพันธมิตร HR ของคุณ ไม่ว่าทีมจะมีแค่ Expat คนเดียว หรือหลายสิบคนก็ตาม

นัดพูดคุยกับทีม Sprout ฟรี ไม่มีข้อผูกมัด

ติดตาม Sprout ได้ที่:

• Facebook
• LinkedIn
• Instagram
• LINE OA